Wissen zu besitzen und Wissen im richtigen Moment nutzen zu können, sind zwei verschiedene Dinge. Im eigenen Sachverständigenbüro waren über Jahre große Mengen wertvoller Fachinformationen entstanden. Das Problem war nicht fehlendes Wissen, sondern seine Wiederauffindbarkeit.
Die Ausgangslage
In der Dropbox lagen zahlreiche Ordner mit Urteilen, Gesetzen, Verwaltungsanweisungen, Fachbeiträgen, eigenen Stellungnahmen, Gutachten und Arbeitshilfen.
Die Ablage war nicht chaotisch. Sie war sogar einigermaßen strukturiert. Trotzdem wurde sie mit jedem neuen Dokument schwieriger beherrschbar.
Viele Dateien passten gleichzeitig zu mehreren Themen. Neue Rechtsprechung und neues Material kamen laufend hinzu. Und immer wieder entstand dieselbe Frage: Wo hatte ich diese konkrete Aussage noch einmal gelesen?
Warum Ordner allein nicht reichen
Klassische Ordnerstrukturen zwingen ein Dokument meist an einen bestimmten Platz. Wissen funktioniert aber nicht so. Ein Urteil kann gleichzeitig für mehrere Bewertungsverfahren, steuerliche Fragestellungen und Argumentationslinien relevant sein.
Je größer der Bestand wird, desto mehr Zeit fließt in die Navigation durch die Ablage. Gute Dateinamen und Unterordner helfen, lösen das Grundproblem aber nicht vollständig.
Unser Ansatz
Wir haben begonnen, Wissen von seiner reinen Dateiablage zu trennen. Entscheidend ist nicht nur, wo ein Dokument gespeichert ist, sondern welche Aussagen es enthält, für welche Fragen es relevant ist und wie belastbar beziehungsweise aktuell diese Aussagen sind.
Quellen bleiben nachvollziehbar erhalten. Darauf aufbauend werden relevante Aussagen, Themen und Anwendungsfälle so erschlossen, dass sie bei einer konkreten Fragestellung wieder bereitgestellt werden können.
Die eingesetzte KI ist dabei nicht die Wissensquelle. Maßgeblich bleiben die kontrollierten Originalquellen und der fachliche Kontext.
So arbeiten wir heute
Eine konkrete Frage startet nicht mehr mit der Suche nach dem richtigen Ordner.
Stattdessen wird nach dem fachlichen Inhalt gesucht: Welche Rechtsprechung gibt es zu dieser Frage? Welche Verwaltungsauffassung ist dokumentiert? Haben wir einen vergleichbaren Fall bereits bearbeitet? Welche Quelle stützt die Aussage?
Relevante Fundstellen können dadurch in Sekunden statt über eine längere manuelle Dateisuche gefunden werden.
Das Ergebnis
Der bestehende Wissensbestand wird tatsächlich nutzbar. Bereits geleistete Recherchearbeit verschwindet nicht mehr in einzelnen Projektordnern, sondern kann in neuen Fällen wiederverwendet werden.
Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, worauf eine Aussage beruht. Das ist besonders wichtig in Bereichen, in denen Aktualität, Quellenlage und fachliche Verantwortung entscheidend sind.
Was daran übertragbar ist
Das Problem betrifft fast jedes wissensintensive Unternehmen: Informationen sind vorhanden, aber über Laufwerke, Ordner, E-Mails, Dokumente und Köpfe verteilt.
Ein gutes Wissenssystem beginnt deshalb nicht mit der Frage nach dem nächsten KI-Tool, sondern mit Quellen, Verantwortlichkeiten, Aktualität und den konkreten Fragen, die im Arbeitsalltag beantwortet werden müssen.
„Die entscheidende Frage ist nicht mehr: Wo habe ich das gespeichert? Sondern: Was wissen wir dazu – und worauf beruht dieses Wissen?“
